Come fare smart working
O meglio come sopravvivere allo smart working a casa e addirittura amarlo, essere più produttivi e risparmiare tempo
Come ve la state cavando in smart working? Così?
Se questi siete o siete stati voi o se avete paura di diventarlo, date un’occhiata a questo articolo.
P.s. potete anche ascoltare la nostra live a riguardo mentre lo leggete, cliccando il pulsante qui sotto.
Spesso lo smart working a casa viene percepito come una cosa terribile, soprattutto da chi non è abituato a lavorare proprio da casa, ma con i giusti tips e consigli si può essere più produttivi e si risparmia anche molto tempo. Come? Non ci credete? Continuate a leggere allora!
Come fare smart working e farlo bene?
Indice:
- Pianificazione
- Tecnica del pomodoro – focus e pause
- Postazione
- Messaggistica e chat
- Attività fisica
- Tempo mentale ben suddiviso
- Dividere i compiti nel team
Quali sono i due problemi principali che molti lamentano a proposito dello smart working?
Di solito lo smart working a casa viene demonizzato per due motivi principali: l’essere poco produttivi da casa o addirittura il motivo opposto, ovvero il non riuscire a staccarsi dal lavoro, fallendo nel bilanciare lavoro e tempo personale.
Se da una parte può essere più difficile, perché a casa ci sono tantissime distrazioni in più, dall’altra spesso non si riesce a staccare veramente da lavoro quando l’ambiente di lavoro e l’ambiente personale sono di fatto gli stessi. Magari stiamo guardando una puntata della nostra serie preferita ma ecco che arriva quella mail che aspettavamo. E allora che male c’è a rispondere, giusto? E invece no, sbagliato.
Perché questo è il rischio peggiore: ricordate infatti che non state anticipando lavoro per liberare la giornata successiva, state continuando a lavorare senza sosta.
Ecco quindi dei consigli preziosissimi da parte di chi in smart working lavora praticamente da sempre (consigli pratici, tecnologici e non, che funzionano davvero).
Ma prima di vedere come fare smart working: chiarezza su cosa significa smart working!
Spesso oggi lo smart working viene confuso con il lavorare da casa, ma in verità le due cose non coincidono perfettamente. Smart working infatti non significa lavorare da casa invece che dall’ufficio. Significa valutare i risultati, non il tempo, senza particolari vincoli di tempi, orari e luoghi.
Tutto quello di cui parleremo fra poco ovviamente è una raccolta di consigli e idee che noi di Turinoise mettiamo in pratica da sempre, ma non dovete pensare che ogni cosa valga per tutti. Ognuno troverà poi i suoi strumenti e le tecniche migliori per affrontare meglio lo smart working e farlo diventare una cosa super positiva.
Banale da mettere al primo posto? Forse, ma salva la vita
1. Pianificazione
Soprattutto in giornate poco produttive, come fare smart workin a casa? Fate liste. Fate liste con priorità per mettervi nella giusta mentalità lavorativa.
Sembrerà strano, ma da casa è molto più difficile organizzare il proprio tempo lavorativo e ci si ritrova frustrati con delle moli di lavoro che non stiamo nemmeno iniziando perché siamo scoraggiati.
Facendo liste in ordine di priorità ogni progetto può essere scorporato in tanti compitini, tante task, per farlo diventare non solo più facile da portare a termine ma soprattutto per aiutarci a non sentirci soli e poco produttivi mentre stiamo lavorando.
Visualizzare cosa bisogna fare aiuta tantissimo a mettersi nella giusta mentalità e a non dimenticare niente. Ricordate che è importantissimo dividere i compiti in micro compiti, scomporre il lavoro, perché si è più produttivi, si fanno più cose e soprattutto per l’umore, perché si vedono dei risultati fin da subito e dunque si è più spronati a continuare a lavorare.
Non misurate il tempo, ma i risultati.
In questo modo avrete tanti check nella vostra lista e sarete più spronati a continuare la vostra giornata lavorativa senza drammi e senza sentirvi sopraffatti dalla grandezza del progetto.
Per cui creiamo dei micro compiti, in modo concreto, esempio un file per gli indirizzi email, una mail da mandare a tutti. E non dimentichiamo mai di misurare i risultati.
Come fare smart working con i tool e gli strumenti consigliati per le liste:
- carta e penna non escono mai di moda (o agendina e penna)
- Trello (la salvezza eterna per chi lo scopre davvero) – app che permette di creare schede e bacheche con delle scadenze. Il tool vi avvisa tramite email sulle cose in scadenza, per cui è perfetto per ricordare e programmare
- Prioritize me: un’app che, una volta fatta una lista base, ci aiuta con delle domande a capire quali compiti sono quelli più importanti, urgenti o prioritari. Per quelli che hanno difficoltà a gestire quali sono le cose più urgenti o chi magari è ottimista sul tempo e invece si ritrova a non farcela a fine giornata, questa app vi aiuterà a capire da quali compiti iniziare
Focus e pause, ma come bilanciamo tutto?
2. Tecnica del pomodoro
Cos’è la tecnica del pomodoro? E come può esserci utile per lo smart working a casa?
La tecnica del pomodoro è un metodo provato che aiuta la concentrazione e la produttività, suddividendo di fatto il tempo in 25 minuti di lavoro e in 5 di pausa per 3/4 cicli per poi fare una pausa più grande, di circa 15/30 minuti.
Come fare smart working con la tecnica del pomodoro?
Se sveglie e timer non vi ispirano, abbiamo le app che fanno per voi. Una di queste si chiama Brain Focus, che aiuta a focalizzarsi su un compito, che magari ci è antipatico o poco gradito, nella maniera giusta, perché l’app suddivide il tempo per l’appunto in blocchi, secondo la tecnica del pomodoro. L’app tra l’altro blocca altre app (potete bloccare WhatsApp nei 25 minuti in cui dovete fare il vostro compitino) e dunque niente scuse. il messaggio WhatsApp vi arriverà dopo i vostri 25 minuti di lavoro!
Quei 5 minuti di pausa sono utilissimi in casa: potete mettere l’acqua per la pasta, fare il caffè, prendervi del tempo per il relax, per fare la lavatrice, però è importante averli perché ci si riprende un po’ di tempo personale. La produttività sale perché si è consapevoli che dopo il blocco del lavoro ci sarà la pausa e dunque si crea mentalmente anche la divisione tra quando si sta lavorando e quando si è in pausa. Dopo la pausa inoltre ci si sente ricaricati e con più energia.
Un’altra app che vogliamo consigliare a riguardo è Forest, un’app che blocca le attività del cellulare, creando blocchi di tempo automatizzati. Visivamente vedrete crescere un alberello per i minuti di lavoro. Se si prova ad uscire dall’app, il cellulare avvisa sulla morte imminente dell’albero.
Ci sono però anche tantissime estensioni per browser e pc (per chi si trova con gli occhi iniettati di sangue davanti al pc su Facebook). Date un’occhiata ad esempio a questa qui.
Infine ci sono anche i contatori, che monitorano quanto tempo passiamo ad esempio su Facebook, sui social ecc., per un po’ di sano senso di colpa. Questo aiuta anche a capire qual è la cosa che finisce per essere la nostra distrazione primaria.
Vi vestite o siete in pigiama? Cosa vi fa stare meglio?
3. Postazione
Come fare smart working quando non ne abbiamo voglia? C’è chi si veste al mattino, chi si mette persino le scarpe e, udite udite, per molti funziona.
Mettersi nel mood lavoro anche senza call e appuntamenti virtuali con l’ufficio o allo stesso modo avere uno spazio di lavoro pulito e dedicato al lavoro, non avere sulla scrivania le cose che di solito ti distraggono di più: tutte queste cose spesso e volentieri cambiano radicalmente lo smart working a casa.
Quindi, se possibile, sarebbe bene avere una postazione per il tempo ricreativo e una per il lavoro. Ma a volte questo ovviamente non è possibile. E in questi casi cosa facciamo?
La cosa che si può fare è creare una morning routine diversa per i giorni di lavoro e quelli di ferie. Ad esempio nei giorni di lavoro potreste sentite le news, podcast di notizie, fare il caffè. Per i giorni di ferie invece magari potreste cambiare colazione, fare altro. creare rituali diversi (come un atleta prima di una gara).
Non dimentichiamoci anche di bere e mangiare con regolarità. Si, sembra banale, ma…è facile dimenticarlo! Cercate di ritagliare i vostri spazi per bere (tenere una bottiglia d’acqua sempre nella postazione di lavoro aiuta) e mangiare. Può capitare che infatti si inizi a lavorare senza pause. Ritagliatevi le vostre pause per la merenda, il pranzo o la cena, sempre (anche perché l’energia sarà diversa e vi permetterà di riprendere a lavorare più rilassati e più energici).
Infine eliminate le distrazioni: oltre a sistemare veramente la postazione, eliminate tutto il resto. Se il cellulare è il più grande problema ma non potete farne a meno perché ci lavorate (come noi ad esempio), recuperate un telefono vecchio su cui installare solo le app che vi servono per lavoro e usate quello. Fa la differenza.
Sono il male o la salvezza?
4. Messaggistica e chat
Possono essere il male se ci lasciamo distrarre, ma anche utilissime. Come fare smart working se lavorate con un team?
Questo vale anche se cercate di organizzarvi semplicemente con un’altra persona, ovvero evitate le riunioni infinite in cui perdete ore e ore del vostro tempo ogni giorno della settimana e vi ritrovate poi alle 4 del pomeriggio e non sapete come sia possibile che la giornata sia già finita.
Ci sono tanti strumenti per ottimizzare il tempo in cui ci si confronta, come Slack, Teams, Hangouts, ma anche banalmente WhatsApp! Implementate le chat e la messaggistica per risparmiare tempo per coordinarvi.
Usate Trello, ad esempio per le scadenze: i membri a cui viene associata una scheda riceveranno il remainder in modo automatico, senza bisogno che nessuno glielo ricordi.
Non dimenticate poi le pause coi colleghi, anzi cercate di ricreare il momento pausa caffè anche online: è importante per staccare e rigenerarsi, ma anche per tenere il team coeso.
Non serve correre la maratona per l’energia che cerchiamo
5. Attività fisica
L’attività fisica aiuta a rigenerare corpo e mente. Ebbene si, l’esercizio fisico aiuta la produttività, ad esempio potreste decidere di iniziare yoga, di fare fitness mentre state seguendo un corso o una conferenza.
Ma non ci fermeremo a dire solo questo. Quello che si può fare, se si è sempre al pc, è ad esempio cercare degli esercizietti per il tunnel carpale (la volete la lezioncina turinoise?) – si possono fare da seduti mentre seguiamo video, corsi ecc.
Altro consiglio è acquistare un mouse verticale, contro il tunnel carpale e tutta una serie di dolori per la postura sbagliata della nostra mano. Costa pochissimo, ma cambia la vita e l’attività lavorativa.
Infine i rituali per la nostra concentrazione, ovvero il riscaldamento (di cui abbiamo parlato prima per entrare nel mood di lavoro) ma anche il raffreddamento, proprio come gli atleti. Nella parte di raffreddamento, analizzate anche i risultati.
Suddividere il tempo mentale lavorativo e quello personale
6. Tempo mentale ben suddiviso
Suddividere il proprio tempo personale e lavorativo è importantissimo per la nostra mente e per fare le due cose senza impazzire. Nelle pause da lavoro fate cose che vi fanno star bene, vi rilassano, non fate altro lavoro.
Così anche a fine giornata, visto che smart working a casa significa spesso non riuscire a staccare. Datevi invece delle scadenze: decidere che tutti i giorni a fine giornata lavorativa esattamente a quell’ora precisa vedrete una puntata di quella serie, ma anche un podcast di 2 minuti, ascolterete una playlist di canzoni ecc. ecc…
Staccate insomma con delle attività lontane dal lavoro per riuscire a staccare mentalmente dal lavoro e davvero. Fate insomma il raffreddamento, di cui parlavamo nell’attività fisica.
Ma se non siamo soli?
7. Dividere i compiti nei team
Se lavorate con altre persone, imparare a capire la persona con cui si lavora è ancora più importante, per dividere i compiti nella maniera giusta. Lavorare distanti è più complicato così come è più complicato organizzarsi, ma capire in cosa è forte l’altro è indispensabile.
Conoscere le persone con cui lavoriamo è importante, ma soprattutto non pretendere da tutti lo stesso tipo di lavoro e modo di lavorare, ma lasciare a ognuno il suo. D’altronde ottimizzare le persone in un team per i loro punti forti è un po’ la base dello smart working fatto bene.
Il confronto in ufficio è più facile e veloce, da casa siamo soli e a volte tendiamo a prenderci responsabilità che non sono nostre.
Per coordinarsi ad esempio c’è anche il metodo scrum: il team segue un progetto e tutti i membri del team si aggiornano riguardo al progetto sugli gli ostacoli che si trovano. Questo metodo rende questo confronto molto strutturato e permette di sveltire il lavoro, aiuta i remote team a lavorare meglio tutti insieme e a dividersi i compiti in maniera illuminata.
Insomma, che siate in smart working a casa da sempre o da qualche mese, ricordatevi sempre che si chiama smart working, non “uccidersi fino alle 10 di sera così domani sarete liberi”, perché (SPOILER) domani non sarete liberi, state solo continuando a lavorare senza sosta.
E voi? Quali consigli avete su come fare smart working? Dopo questi consigli il vostro lavoro è migliorato o siete ancora come in gif?
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